Việc xây dựng khái niệm về gian hàng đòi hỏi phải xác định các yếu tố sau đây:
· Không gian trưng bày và kích thước gian hàng :
Không gian trưng bày và kích thước gian hàng phụ thuộc vào kích thước và loại sản phẩm được trưng bày, bảng giới thiệu, thiết bị kỹ thuật, panô và các yếu tố trưng bày khác cũng như không gian cần dành cho khu vực để khách thăm quan có thể ngồi thảo luận hoặc đàm phán. Ngoài ra, cần dùng diện tích dành cho bộ phận quản lý gian hàng, ăn uống cũng như lưu giữ các ấn phẩm giới thiệu, tài liệu quảng cáo, đồ uống và thức ăn. Nếu chương trình tham gia hội chợ thương mại liên quan đến việc trình diễn về kỹ thuật thì cần dành không gian cho các thiết bị kỹ thuật cũng như cơ sở hạn tầng sẵn có ( nước, khí, điên,xử lý rác thải...)
· Loại và thiết kế gian hàng :
Vị trí và thiết kế cơ bản của gian hàng: vị trí ở đầu, ở giữa hay ở cuối một dãy gian hàng trong hội chợ: một, hai, ba hoặc bốn mặt thoáng mở cho khách tham quan. Cần phải ra quyêt định lựa chọn giữa việc sử dụng hệ thống xây dựng gian hàng với các yếu tố được tiêu chuẩn hoá hoặc theo thiết kế riêng- nhưng sẽ tốn kém hơn.
Nhìn chung phải chỉ các công ty lớn mới có thiết riêng cho gian hàng và nhóm dàn dựng gian hàng của chính họ. Đối với các công ty vừa và nhỏ sẽ cần các chuyên gia bên ngoài trong suốt giai đoạn chuẩn bị. Các công ty chuyên dựng gian hàng sẽ có kinh nghiệm trong công việc thiết kế. Họ cũng có kinh nghiệm trong việc sử dụng hệ thống dựng gian hàng hiện tại và có thể hỗ trợ cũng như tư vấn về cách thức trưng bày tốt nhất. Hơn nữa, họ đã quen thuộc với những yêu cầu về mặt kỹ thuật cũng như các hạn chế về thiết kế gian hàng tại khu hội chợ.
Khi thiết kế gian hàng, điều quang trọng nhất là phải đảm bảo tính phù hợp với các đặc trưng riêng của công ty. Cách thức mà công ty tham gia trưng bày thể hiện hình ảnh của mình không được khác với cách thức giới thiệu về công ty trong các hoạt động khác.
Việc xác định về kích thước cần thiết cũng như quyết định về loại gian hàng phải được thực hiện trong giai đoạn đầu. Nếu công ty tham gia trưng bày yêu cầu một vị trí đặc biệt cho gian hàng cần phải thông báo cho công ty tổ chức hội chợ khi đăng ký tham gia.
Khi xem xét yêu cầu về vị trí đặc biệt cho gian hàng, cần phải nhớ một điều là phần lớn các công ty tổ chức hội chợ đều tính phí đối với không gian trưng bày được thuê thêm theo yêu cầu về vị trí đặc biệt.
Để xác định các phần diện tích gian hàng và vị trí các khu vực khác nhau cũng như việc đặt sản phẩm trưng bày và các vật dụng giới thiệu, cần xây dựng phác thảo về khu vực sàn với các đường kẻ phân chia thành các phần bằng nhau.
